Este post sobre como melhorar o diálogo entre importador e fábrica é uma continuação do post anterior sobre comunicação com seu fornecedor na China.
A melhor forma de evitar problemas de comunicação seria mandar todas as especificações, requisitos do produto e termos do pedido em mandarim, a fim de evitar problemas na interpretação das informações. Mas na falta desta opção, existem algumas soluções para melhorar o processo de comunicação em inglês entre importadores brasileiros e os seus fabricantes na China.
A equipe da Asia Quality Focus aconselha a utilizar uma linguagem bem simples em suas mensagens, para não dificultar a interpretação dos fabricantes, como se ele fosse um iniciante na indústria. O objetivo é não dar brecha para a fábrica cortar custos (fazer alterações nos produtos para deixá-los mais baratos, sem consultar o cliente), sendo bem claro e específico em todos os aspectos dos produtos.
Outras dicas da equipe AQF:
- Utilize frases simples e diretas
- Definir claramente os jargões, abreviações e siglas utilizadas no seu setor.
- Mencione as tolerâncias e o método de medição de todos os requisitos dimensionais
- Cores: utilize códigos Pantone, caso seja muito importante
- Seja específico nas condições de uso do produto, e como ele deve atender a estas condições.
- Caso seja necessário testes nos produtos, especificar e incluir os padrões e formas de medição, como serão feitos os testes, etc
- Use amostras como complemento para as especificações técnicas
Jacob Yount aconselha a ser bem direto quando você responde as perguntas da fábrica – não ser muito breve ou reclamar que você (o importador) já explicou e que está se repetindo nas instruções para fábrica. Se possível, utilizar imagens e vídeos para enfatizar os detalhes descritos. Ele também aconselha a usar o bom senso e manter calma ao se comunicar com seu fornecedor: um importador nervoso deixa o fornecedor nervoso. Um fornecedor nervoso é mais propenso a cometer erros. Um fornecedor que argumenta sobre as especificações é melhor do que um fornecedor que não diz nada – isto indica que ele se importa com o seu pedido.
Renaud Anjoran também enfatiza a clareza na comunicação de parâmetros e especificações, e o uso de recursos visuais (vídeos e fotos), para evitar problemas. Ele sugere enviar estas informações em um documento único, a fim de evitar muitas mensagens entre as partes o que pode causa confusões. Além disso, é bom manter os textos curtos nas mensagens, assim facilita sua interpretação, e utilizar muitas fotos (por exemplo: mostrando lado a lado o que é aceitável e o que é considerado defeito, a ser rejeitado, em um produto).
Além disso, você pode aproveitar uma visita à fábrica para tirar dúvidas referente ao produto junto com o engenheiro ou responsável pelo setor de produção (que você normalmente não tem acesso durante o processo de compra, pois seu contato principal é frequentemente com um vendedor da empresa), e também averiguar a linha de produção completa.
Em suma, a chave para sucesso na comunicação com a fábrica depende da clareza, simplicidade e especificidade de suas mensagens. Como não é possível para todos os importadores utilizarem o mandarim, a comunicação em inglês deve ser direta e simples, e onde possível utilizando ferramentas visuais para clarificar os pontos do projeto.
Há alguma outra dica, para melhorar a comunicação com fornecedores chineses? Deixe seu comentário.
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